En vertu de la loi n°70-9 du 2 janvier 1970, les agents immobiliers qui « reçoivent, détiennent des sommes d'argent, des biens, des effets ou des valeurs, ou en disposent, à quelque titre et de quelque manière que ce soit », à l'occasion de leurs opérations professionnelles, doivent respecter les obligations relatives aux tenues des registres et aux délivrances des reçus.
CONCERNANT LES REGISTRES
Selon l’activité exercée, l’agent immobilier sera tenu à l’écriture des registres suivants :
- Registre des mandats
Tous les mandats conclus durant votre activité doivent être répertoriés dans ce registre. Ils devront être mentionnées par ordre chronologique sur un registre coté sans discontinuité et relié ; ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du Code civil.
Ces mandats doivent être conformes au modèle déterminé par l'annexe I de l'arrêté du 16 avril 1996 (Arr. 16 avr. 1996, NOR : JUSC9620019A, JO 24 avr.).
Particularités :
- Le mandat qui n'a pas été porté à sa bonne date, mais qui a bien été inscrit chronologiquement, produit ses effets (CA Grenoble, ch. com., 25 sept. 2002, no 00/500060, La Revue bleue-Informations FNAIM 2003, no 301, p. 10).
- Le numéro d'inscription sur le registre des mandats est reporté sur celui des exemplaires du mandat qui reste en possession du mandant (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 72, JO 22 juill.).
- l’absence d’enregistrement d’un mandat lors de sa signature le rend non valable malgré un exemplaire resté en possession du mandant mais qui ne comportait aucun numéro d'ordre d'enregistrement (CA Paris, 2e ch., 24 sept. 1993, SARL Prim, RD imm. 1994, p. 71 ; sur l'importance de l'inscription qui doit figurer, non seulement sur l'exemplaire du mandataire, mais aussi sur celui du mandant, voir Cass. 1re civ., 26 nov. 1996, no 93-19.917, Bull. civ. I, no 412). De même, cette omission rendant le mandat nul, il n'engage donc pas le propriétaire envers un acquéreur présenté par le mandataire (Cass. 3e civ., 8 avr. 2009, no 07-21.610, Bull. civ. III, no 80, JCP N 2009, no 18, 339).
- Le registre des mandats doit être unique ; il ne peut y avoir un registre des mandats de vente et un registre des mandats de recherche (Cass. 1re civ., 10 déc. 2014, no 13-24.352, Bull. civ. I, no 205, JCP N 2015, no 1-2, act. 124).
- Le mandat et le registre des mandats sont conservés pendant dix ans (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 72), ce qui interdit donc à l'agent immobilier de remettre pendant cette durée l'original du mandat, même révoqué, au mandant, nonobstant les dispositions de l'article 2004 du Code civil (Cass. 1re civ., 19 févr. 2002, no 99-15.606, Gaz. Pal. 9 au 11 juin 2002, p. 17).
- Registre-répertoire
Les agents immobiliers titulaires de la carte portant la mention « Transactions sur immeubles et fonds de commerce » ou « marchands de listes » doivent mentionner immédiatement tous les versements ou remises qui leur sont faits sur un registre-répertoire dit « de la loi du 2 janvier 1970 » conforme au modèle figurant à l'annexe I de l'arrêté du 1er septembre 1972.
Cette obligation inclut tous « les versements et remises faits au titulaire de la carte », y compris les chèques libellés à l’ordre d’un tiers (le notaire notamment) qu’une partie remet à l’agent immobilier lors de la signature du compromis de vente.
Le registre-répertoire est, à l'avance, relié et coté sans discontinuité.
Il peut être établi sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du Code civil. Il est tenu sous la responsabilité du titulaire de la carte professionnelle, ou de ses représentants, légaux ou statutaires, s'il s'agit d'une personne morale (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 51).
Il est tenu un registre-répertoire par le titulaire de la carte professionnelle pour l'ensemble de son activité, et un registre-répertoire pour chaque établissement, succursale, agence ou bureau, sous la responsabilité de la personne qui le dirige (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 51, al. 5).
Le garant peut demander à tout moment communication du registre-répertoire (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 51, dern. al.).
Ce registre-répertoire doit être conservé pendant dix ans (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 53).
- Registre des actes
La réforme de la TVA applicable aux opérations immobilière résultant de l'article 16 de la loi de finances rectificative pour 2010 no 2010-237 du 9 mars 2010 (JO 10 mars) ôte tout fondement légal à l'ancien article 50 sexies de l'annexe IV du Code général des impôts (Rép. min. à QE no 76471, JOAN Q. 15 juin 2010, p. 6662). Il en résulte que le registre des actes n'a plus à être tenu par les agents immobiliers.
CONCERNANT LES REÇUS
Tous les versements ou remises doivent donner lieu à la délivrance d'un reçu qui doit être conforme au modèle figurant aux annexes II, III ou IV de l'arrêté du 1er septembre 1972.
Un double du reçu demeure dans un carnet de reçus (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 1er). Les documents peuvent être établis sous forme électronique conformément aux articles 1365 et suivants du Code civil.
Le garant peut demander qu'un double de chaque reçu lui soit adressé (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 3).
Le titulaire du registre-répertoire peut, sous sa responsabilité et sous réserve des stipulations du contrat qui accorde la garantie, remettre des carnets de reçus à des personnes agissant pour son compte et titulaires du récépissé ou de l'attestation légale (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 4).
Le titulaire du registre-répertoire doit porter sur un état spécial la date de la mise en service d'un carnet de reçus en précisant son numéro, le cas échéant, le nom et la qualité de son détenteur, ainsi que le numéro de récépissé ou de l'attestation (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 5).
Dans les cinq jours francs suivant la délivrance d'un reçu, le versement ou la remise de fonds doit être mentionné sur le registre-répertoire de celui pour le compte duquel il détient le carnet (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 6).
Ces documents doivent être conservés par le titulaire du registre-répertoire pendant dix ans (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 53).
Le titulaire de carte professionnelle ayant déclaré ne pas détenir de fonds pour autrui doit maintenir le carnet de reçus, ne serait-ce que pour la perception de ses rémunérations.
CONCERNANT LES SANCTIONS PÉNALES ENCOURUES
Le non-respect des obligations ci-dessus décrites pourra être puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 euros d'amende (L. no 70-9, 2 janv. 1970, art. 16).
Par ailleurs, vous devez vous soumettre aux contrôles des agents publics, sous peine de six mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende, en refusant de leur communiquer les documents réclamés, notamment les documents bancaires ou comptables ainsi que les mandats écrits (L. no 70-9, 2 janv. 1970, art. 17).