Avant d'inscrire votre société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), il est nécessaire d'accomplir certaines démarches. Des documents justificatifs seront exigés pour compléter votre dossier d'immatriculation.
Le dossier complet permettant l'inscription de la société par actions simplifiée au RCS doit être déposé :
- soit au centre de formalités des entreprises (CFE) compétent ;
- soit directement au greffe du tribunal de commerce, en application de l'article R. 123-5 du code de commerce.
A) Les démarches préalables au dépôt de la formalité
1) Registre des bénéficiaires effectifs
Le document relatif au bénéficiaire effectif de la société a pour objectif d'identifier les personnes physiques qui exercent un contrôle effectif sur la société personne morale.
Il s'agit pour l'administration de renforcer la lutte contre le blanchiment d'argent et la fraude fiscale.
Cette formalité doit être effectué lors de la demande d'immatriculation au registre des bénéficiaires effectifs ou au plus tard dans un délai de 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création de la société.
Pour accomplir cette formalité, un document doit être complété pour chaque bénéficiaire effectif puis déposé au greffe du tribunal de commerce.
Vous trouverez en pièce jointe le formulaire à utiliser pour transmettre toutes les informations au sujet des bénéficiaires effectifs.
2) La domiciliation
Vous devez justifier au greffe de l'occupation régulière des locaux du siège de votre société (par tout moyen : copie du bail commercial, quittance EDF ou facture de téléphone récentes...).
A sa création, la société peut être domiciliée dans le local d'habitation de son représentant légal et ceci sans limitation de durée lorsqu'aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne l'interdit. En revanche, en présence de disposition législative ou de stipulation contractuelle interdisant l'établissement du siège social au domicile personnel du représentant légal, la domiciliation dans ce local d'habitation, bien que restant possible, se trouve alors limitée à une durée de cinq ans à compter de l'immatriculation. Cette durée est réduite le cas échéant au terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux (article L. 123-11-1 du code de commerce).
Pour domicilier la SAS, vous pouvez également vous adresser à une société de domiciliation, à une pépinière d'entreprises...
3) L'adoption des statuts
La rédaction des statuts est une étape importante qu'il ne faut pas négliger. Il faut :
- Établir les statuts.
- Procéder à la nomination du président de la SAS et des organes de direction, le cas échéant.
- Procéder à la nomination des commissaires aux comptes, le cas échéant. Dans ce cas, un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant doivent être désignés dans les statuts.
4) Dépôt des fonds
Déposer les fonds constituant les apports en espèces sur un compte bloqué. Les fonds doivent être déposés soit dans un établissement de crédit situé sur le territoire national, soit à la Caisse des dépôts et consignations, soit chez un notaire. Ils seront débloqués sur présentation par le représentant légal de l'extrait du Registre du Commerce et des Sociétés délivré par le greffier, et virés sur le compte ouvert au nom de la société.
5) La nomination d'un commissaire aux apports
En cas d'apports en nature (par exemple : apport d'un immeuble à la société), un ou plusieurs commissaire(s) aux apports doi(ven)t être désigné(s) par le président du tribunal de commerce statuant sur requête.
La requête doit être déposée au greffe du tribunal de commerce en deux exemplaires.
6) La publicité de la création de la société
Il est nécessaire de publier un avis de création de la société dans un journal d'annonces légales.
Cet avis doit notamment contenir les indications suivantes (article R. 210-4 du Code de commerce) : la dénomination sociale suivie, le cas échéant, du sigle ; la forme juridique, le capital de la société, l'adresse du siège social, l'objet social (indiqué sommairement), la durée de la société, les nom, prénom usuel et domicile du directeur général, des personnes ayant le pouvoir général d'engager la société envers les tiers et des commissaires aux comptes, ainsi que l'indication du greffe du tribunal où la société sera immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés. Si la société est à capital variable, l'avis doit en faire mention et indiquer le montant au-dessous duquel le capital ne peut être réduit.
N.B. : en cas d'achat, d'apport, de prise en location-gérance ou de prise en gérance-mandat du fonds de commerce, il convient de procéder à une publication relative à cet événement.
7) Autres démarches
Veillez à identifier votre boîte aux lettres au nom de la SAS. À défaut, vous ne recevrez pas les extraits du Registre du Commerce et des Sociétés expédiés par le greffe.
Achetez puis faites coter et parapher les livres réglementaires (registre des assemblées, livre d'inventaire, livre journal ...) au greffe du tribunal de commerce.
B) Documents à joindre au dossier
1) Actes et pièces à produire en annexe au RCS
- Un exemplaire original (s'il s'agit d'un acte sous seing privé), paraphé, daté et signé, des statuts (ou une expédition s'il s'agit d'un acte authentique) ; le(s) pouvoir(s) pour la signature des statuts est(sont) déposé(s) en un exemplaire original.
- Un exemplaire original du certificat du dépositaire des fonds (daté et signé), accompagné de la liste des souscripteurs (datée et signée) mentionnant le nombre d'actions souscrites et les sommes versées par chacun d'eux.
- Si le président n'est pas nommé dans les statuts, produire un exemplaire certifié conforme par le président de l'acte le désignant.
- S'il est procédé à la désignation d'un directeur général et que celui-ci n'est pas nommé dans les statuts, produire un exemplaire certifié conforme par le président de l'acte le désignant.
- Si le capital est constitué d'apports en nature, produire le rapport du commissaire aux apports en un exemplaire daté et signé.
2) Pièces justificatives
- Les imprimés M0 dûment remplis et signés.
- Un pouvoir du représentant légal en original s'il n'a pas signé lui-même les formulaires M0.
- Une pièce justifiant de l'occupation régulière des locaux du siège (bail, contrat de domiciliation, quittance EDF ou facture de téléphone...).
- Une copie de l'attestation de parution de l'avis de création de la société dans un journal d'annonces légales.
- S'il s'agit d'un achat de fonds de commerce, joindre une copie de l'acte de vente du fonds de commerce ainsi qu'une copie de l'attestation de parution dans un journal d'annonces légales de l'avis relatif à l'achat.
- S'il s'agit d'une prise en location-gérance de fonds de commerce, joindre une copie du contrat de location-gérance ainsi qu'une copie de l'attestation de parution dans un journal d'annonces légales de l'avis relatif à la prise en location-gérance.
- S'il s'agit d'une gérance-mandat de fonds de commerce, joindre une copie du contrat de gérance-mandat ainsi qu'une copie de l'attestation de parution dans un journal d'annonces légales de l'avis relatif à la prise en gérance-mandat.
3) Pièces justificatives pour le président, le directeur général ou le directeur délégué personnes physiques
- Une copie de la pièce d'identité : copie du passeport ou de la carte nationale d'identité en cours de validité, ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, le cas échéant. Le statut porté sur le titre de séjour de son titulaire doit lui permettre de s'inscrire au RCS.
- Une déclaration sur l'honneur de non-condamnation datée et signée en original par l'intéressé, qui fera l'objet d'une vérification auprès du Casier judiciaire par le juge commis au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Une attestation de filiation (nom et prénoms des parents), sauf si la filiation figure dans un document déjà produit.
4) Pour les commissaires aux comptes s'il en a été désigné
(Sont tenues de désigner au moins un commissaire aux comptes les S.A.S. qui dépassent, à la clôture d'un exercice social, deux des seuils suivants : 4 000 000 € pour le total du bilan ; 8 000 000 € en ce qui concerne le montant hors taxe du chiffre d'affaires ; et 50 personnes en matière de nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l'exercice.)
- Fournir un justificatif de leur inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes si celle-ci n'est pas encore publiée.
- Fournir la lettre d'acceptation de leur désignation.
C) Les tarifs
Joindre un chèque de 39,42 euros (constitution avec création d'établissement) ou de 73,21 euros (achat, apport, prise en location-gérance ou en gérance-mandat) ou de 70,39 euros (en cas de constitution sans activité).
Les chèques doivent être libellés à l'ordre du GREFFE DU TRIBUNAL DE COMMERCE concerné, et joints à la demande.