La loi n°2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, dont les règles ont été reprises par l'Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, dite « Ordonnance Macron », instituant le Comité Social et Économique (CSE), prévoit de nombreuses obligations à la charge des CSE, dont celle de tenir une comptabilité plus ou moins importante selon la grandeur du CSE et de respecter l'obligation de présenter chaque année un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport annuel de gestion.
Dans le cadre de ces obligations comptables et conformément aux dispositions de l’article L.2312-78 du Code du travail, le Comité Social et Économique assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires.
Il appartient au CSE de délimiter la notion de famille et de moduler l’accès aux avantages afin de déterminer les membres qui peuvent prétendre au bénéfice des activités sociales et culturelles. La seule condition étant d’éviter le choix de tout critère discriminatoire.
Toute exclusion ou limitation devra alors figurer dans le règlement intérieur du CSE.
Par principe, sont bénéficiaires des activités sociales et culturelles les conjoints non divorcés, les veufs et veuves et les enfants légitimes, naturels ou adoptifs. Toutefois, il arrive souvent que les CSE précisent dans leur règlement intérieur que les personnes vivant maritalement, avec ou sans Pacs officiel sont également bénéficiaires.
En ce qui concerne ensuite les exigences d’appréciation des justificatifs demandés dans le cadre des redevances accordées aux activités sociales et culturelles par le CSE :
La lettre circulaire n°1986-0000017 de la Direction de la Réglementation du Recouvrement et du Service, publiée déjà le 17 avril 1985 et relative aux avantages servis par les Comités d'Entreprise initialement mais dont les exigences sont tout à fait transposables aux CSE, stipulait déjà à cette époque, qu’il appartient à ces derniers de fixer et de requérir les justifications qu'il juge utiles pour que la participation qu'il attribue aux salariés de l'entreprise réponde à son objet.
De même, dans une publication du 20 juin 2013, les services de l’URSSAF précisent que lorsque la justification des dépenses afférentes est apportée, il n’est pas nécessaire, pour admettre l’exonération, que l’avantage soit en outre personnalisé.
Dans la même logique, une information publiée sur le site de l'URSSAF datant du 01 janvier 2019, rappelle que conformément aux circulaires précédemment citées, c’est au CSE qu’il appartient de fixer les règles et de demander les justificatifs qu’il juge utiles.
Par conséquent, il appartient également au CSE de fixer dans son règlement intérieur, la nature mais également les mentions obligatoires des justificatifs demandés qu’il juge nécessaires pour personnaliser la justification d’une participation aux dépenses réellement engagées dans le cadre activités sociales et culturelles.