Vous souhaitez connaître les modalités de remboursement par le CSE des frais de déplacement d’un membre du CSE et représentant syndical. Veuillez trouver ci-dessous les éléments de réponse à votre demande.
Afin d’introduire le propos, il est important de rappeler dans un premier temps que les fonds versés au titre du budget de fonctionnement doivent être utilisés par le CSE pour son fonctionnement ou ses activités économiques, et ceux versés au titre de la contribution aux activités sociales et culturelles doivent l'être pour ces dernières activités (l'emploi de ces fonds devant être retracé dans des comptes séparés).
Ainsi, le budget de fonctionnement doit être utilisé pour les dépenses liées aux attributions économiques et professionnelles du CSE. Il ne peut servir qu'à ses missions économiques et à son fonctionnement (Cass. soc., 27 mars 2012, no 11-10.825).
Par conséquent, le comité peut disposer librement de la subvention de fonctionnement dès lors qu'elle est utilisée conformément à son objet.
Parmi les dépenses autorisées au titre du budget de fonctionnement, sont présents les frais de déplacement des membres du comité pour l'exercice de leur mission (Cass. soc., 21 mars 2002, no 00-12.006). Ils peuvent être remboursés, dès lors qu’ils sont raisonnables, sur justificatifs, par le comité lui-même sur son budget de fonctionnement.
Voici quelques précisions concernant la prise en charge des frais de déplacement des membres du CSE :
Un accord collectif peut régler la question de la prise en charge des frais de déplacements des membres du CSE. À défaut d'accord, il convient d'appliquer les règles légales et jurisprudentielles.
Ainsi, l'employeur doit prendre en charge les frais de déplacement des membres du CSE lorsque ceux-ci leur sont imposés pour assister aux réunions obligatoires organisées à l'initiative de l'employeur (Cass. soc., 5 oct. 1999, no 97-41.590 ; Cass. soc., 22 mai 2002, no 99-43.990). Les frais de déplacement ne se limitent pas simplement aux frais de transport mais s'étendent aux frais d'hébergement et de nourriture lorsque de tels frais sont nécessaires. Le remboursement doit être intégral, sauf abus démontré de la part du salarié.
Dans les autres hypothèses, l'employeur n'a pas à prendre en charge les frais de déplacement, notamment lorsque le membre du comité :
- se déplace dans le cadre de l'utilisation de son crédit d'heures de délégation (Cass. soc., 14 février 1989, no 85-41.075, arrêt concernant les délégués du personnel mais transposable au CSE) ;
- se rend aux réunions des commissions internes au CSE, dès lors que les réunions de ces commissions ne sont pas légalement obligatoires ou ne sont pas organisées à l'initiative de l'employeur (Cass. soc., 17 oct. 2018, no 17-13.256).
Ces frais peuvent être pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE dans les conditions prévues par son règlement intérieur.
Ainsi, concernant les dépenses effectuées par les membres du CSE pour l'exercice de leur mandat, celles-ci ne sont pas à la charge de l'employeur, sauf disposition conventionnelle ou disposition du règlement intérieur contraires. Elles peuvent, selon leur finalité, être imputées soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget des activités sociales du CSE.
Par ailleurs, la loi a expressément envisagé la prise en charge des frais de formation économique des membres titulaires par le comité (article L. 2315-63 du Code du travail). En effet, cette formation est à la charge du comité et doit être imputée sur le budget de fonctionnement, notamment pour la partie relative aux frais de déplacement, ainsi qu'aux frais d'hébergement.
Par conséquent, pour pouvoir être remboursés par le budget de fonctionnement du CSE, les frais ne doivent pas entrer dans le cadre des frais remboursés par l’employeur et doivent correspondre à une mission du CSE. Les frais de déplacement à une réunion syndicale sans lien avec l’entreprise ne peuvent donc pas être remboursés par le CSE.
Des justificatifs doivent être fournis, tels qu’une note de frais indiquant la date, la destination et le motif du déplacement (à savoir que le déplacement doit être exclusivement réalisé au titre d’une mission pour le CSE), des titres de transport, etc. Une dépense non justifiée ne peut donner lieu à un remboursement.
Cependant, il est possible que le règlement intérieur du CSE prévoit les modalités et les justificatifs du remboursement des frais de déplacements. Il est donc important de se référer aux dispositions du règlement intérieur.
En principe, il n’y a aucun plafond de remboursement, cependant le règlement intérieur du CSE peut prévoir cette condition.
Si vous le souhaitez, vous pouvez me communiquer votre règlement intérieur, afin que je puisse vérifier les dispositions à ce sujet.