L'avertissement est le plus souvent prononcé pour une faute isolée, sans conséquence grave pour l'entreprise, ou présentant un caractère excusable, telle que le retard.
Il se matérialise par une lettre envoyée au salarié dans un délai maximum de deux mois après que l'employeur a eu connaissance des faits qu'il estime fautifs. Elle doit indiquer les griefs retenus à l'encontre du salarié conformément à l’article L. 1332-1 du Code du travail.
En principe, pour prononcer un avertissement, l'employeur n'a pas à suivre la procédure de l'entretien préalable prévue par l'article L. 1332-2 du Code du travail.
Cependant, s'il décide à titre volontaire de soumettre le salarié à cette formalité, il doit suivre l'intégralité de la procédure prescrite par cette disposition et donc respecter le délai maximum d'un mois suivant l'entretien préalable pour notifier la sanction, ceci sous peine d'annulation de la sanction (Cour de cassation, chambre sociale, 16 avril 2008, no 06-41.999 ; Cour de cassation, chambre sociale, 9 octobre 2019, no 18-15.029).
Il est à noter que lorsque l'avertissement peut avoir une influence sur le maintien du salarié dans l'entreprise au regard des dispositions d'un règlement intérieur ou d'une convention collective subordonnant le licenciement à l'existence de sanctions antérieurs, l'employeur doit respecter la procédure de l'entretien préalable (Cour de cassation, chambre sociale, 13 février 2013, no 11-27.615 ; Cour de cassation, chambre sociale, 22 septembre 2021, no 19-12.538).